Datenschutzerklärung für den Mitgliederbereich

Stand: August 2026
Der Schutz persönlicher Daten ist uns wichtig. Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung des Mitgliederbereichs des Lions Club Graz Agathos unter lions.agathos.at verarbeitet werden und zu welchen Zwecken dies erfolgt.
Der Mitgliederbereich ist ausschließlich für Mitglieder des Lions Club Graz Agathos bestimmt und enthält unter anderem interne Dokumente, Protokolle, Termine, Wissensdatenbanken, Informationen über Activities sowie KI-gestützte Informationsangebote.

1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
Lions Club Graz Agathos
Bergwirtstraße 5
8075 Hart bei Graz
Österreich
ZVR-Zahl: 1539717082
E-Mail: lions@agathos.at

2. Zweck des Mitgliederbereichs
Der Mitgliederbereich dient der internen Information, Kommunikation und Organisation des Lions Club Graz Agathos.
Insbesondere werden darüber Informationen und Unterlagen aus dem Clubleben bereitgestellt, Termine und Activities dargestellt, Wissen und Dokumente archiviert und für Mitglieder zugänglich gemacht sowie digitale Wissensdatenbanken und KI-Assistenten angeboten.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt dabei ausschließlich, soweit dies für die Bereitstellung und sichere Nutzung des Mitgliederbereichs sowie für die Organisation und Tätigkeit des Lions Club Graz Agathos erforderlich ist.
Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung im Zusammenhang mit der Mitgliedschaft erfolgt, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effizienten, sicheren und zeitgemäßen Cluborganisation und internen Kommunikation.

3. Benutzerkonto und Anmeldung
Bestimmte Bereiche von lions.agathos.at sind ausschließlich registrierten Mitgliedern zugänglich.
Für die Verwaltung des Zugangs können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Name, E-Mail-Adresse, Benutzername beziehungsweise Benutzer-ID, technische Informationen zum Benutzerkonto, Zeitpunkt der Anmeldung sowie Informationen, die zur Verwaltung und Absicherung des Zugangs erforderlich sind.
Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, sondern ausschließlich in technisch gesicherter Form verarbeitet.
Die Verarbeitung dieser Daten ist erforderlich, um sicherzustellen, dass ausschließlich berechtigte Mitglieder Zugang zu geschützten Inhalten erhalten.

4. Technische Zugriffsdaten und Server-Logfiles
Beim Aufruf des Mitgliederbereichs können durch den Webserver automatisch technische Informationen verarbeitet werden.
Dazu können insbesondere die IP-Adresse des zugreifenden Gerätes, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite oder Datei, Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem sowie technische Status- und Fehlerinformationen gehören.
Diese Daten werden benötigt, um den sicheren und stabilen Betrieb der Website zu gewährleisten, technische Fehler zu erkennen und unberechtigte Zugriffe oder Angriffe nachvollziehen zu können.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren und zuverlässigen Betrieb des Mitgliederbereichs.
Server-Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für diese Zwecke erforderlich ist. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn dies zur Untersuchung eines konkreten Sicherheitsvorfalls oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen notwendig ist.

5. Mitgliederdaten
Innerhalb des Mitgliederbereichs können Informationen über Mitglieder des Lions Club Graz Agathos dargestellt oder verarbeitet werden.
Dazu können beispielsweise Name, Funktion im Club, Mitgliedschaft in Komitees, Aufgabenbereiche, Kontaktdaten, Fotos sowie Informationen über die Mitarbeit an Activities und Clubprojekten gehören.
Diese Informationen werden ausschließlich im Rahmen der Cluborganisation und des Clublebens verwendet und sind grundsätzlich nur für berechtigte Mitglieder zugänglich.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Soweit für einzelne Inhalte eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.

6. Interne Dokumente und Protokolle
Im Mitgliederbereich werden interne Dokumente des Lions Club Graz Agathos bereitgestellt. Dazu können insbesondere Clubprotokolle, Vorstands- und Funktionsinformationen, Activity-Unterlagen, organisatorische Dokumente, historische Unterlagen und sonstige interne Informationen gehören.
Solche Dokumente können Namen oder andere personenbezogene Angaben enthalten.
Der Zugriff wird auf den für Mitglieder vorgesehenen Bereich beschränkt. Mitglieder sind angehalten, interne Dokumente und darin enthaltene personenbezogene Informationen vertraulich zu behandeln und nicht ohne entsprechende Berechtigung an Dritte weiterzugeben.

7. Wissensdatenbanken
Der Mitgliederbereich enthält interne Wissensdatenbanken, mit denen vorhandenes Clubwissen strukturiert und für Mitglieder leichter zugänglich gemacht wird.
Dabei können Inhalte aus internen Unterlagen, Clubprotokollen, Dokumenten, Projektunterlagen und sonstigen für den Club relevanten Informationsquellen verarbeitet und durchsucht werden.
Personenbezogene Informationen werden nur verarbeitet, soweit sie Bestandteil dieser Unterlagen sind und die Verarbeitung für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

8. KI-Assistenten
Im Mitgliederbereich stehen KI-gestützte Assistenten zur Verfügung. Sie dienen insbesondere dazu, Informationen aus den internen Wissensbeständen des Lions Club Graz Agathos leichter auffindbar zu machen und Fragen zu Clubthemen, Activities, Dokumenten oder organisatorischen Abläufen zu beantworten.
Bei Nutzung eines KI-Assistenten wird die vom Mitglied eingegebene Anfrage technisch verarbeitet. Zur Beantwortung können relevante Ausschnitte aus den für den jeweiligen Assistenten freigegebenen Wissensdatenbanken herangezogen werden.
Dabei können insbesondere der eingegebene Text, technische Sitzungsinformationen sowie zur Beantwortung erforderliche Inhalte aus der Wissensdatenbank verarbeitet werden.
Die KI-Assistenten sollen ausschließlich für clubbezogene Zwecke verwendet werden. Mitglieder sollten in freie Texteingaben keine sensiblen personenbezogenen Daten oder vertraulichen Informationen über andere Personen eingeben, sofern dies für die konkrete Anfrage nicht erforderlich und nicht entsprechend autorisiert ist.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der vom Mitglied ausdrücklich aufgerufenen Funktion sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effizienten internen Informations- und Wissensverwaltung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO.
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbar erheblicher Auswirkung auf ein Mitglied findet durch die KI-Assistenten nicht statt.

9. Cookies und lokale Speicherung
Der Mitgliederbereich verwendet technisch notwendige Cookies beziehungsweise vergleichbare Speichertechniken.
Diese werden insbesondere benötigt, um die Anmeldung aufrechtzuerhalten, Benutzer zu authentifizieren, Sicherheitseinstellungen zu verwalten und grundlegende Funktionen des Mitgliederbereichs bereitzustellen.
Technisch notwendige Cookies können ohne gesonderte Einwilligung verwendet werden, soweit sie für einen vom Nutzer ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich sind.
Sollten künftig Analyse-, Marketing- oder andere nicht notwendige Cookies eingesetzt werden, erfolgt deren Verwendung nur nach entsprechender Information und, soweit gesetzlich erforderlich, nach vorheriger Einwilligung.

10. Externe Inhalte und Links
Der Mitgliederbereich kann Links zu externen Websites, Cloud-Diensten oder sonstigen externen Angeboten enthalten.
Beim bloßen Anzeigen eines Links werden grundsätzlich keine Daten an den jeweiligen externen Anbieter übertragen. Erst beim Aufrufen eines externen Angebots gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.
Soweit externe Dienste direkt in den Mitgliederbereich eingebunden werden und dadurch personenbezogene Daten übertragen werden, erfolgt dies nur auf einer entsprechenden datenschutzrechtlichen Grundlage.

11. IT-Dienstleister und Auftragsverarbeiter
Für Hosting, Wartung, technische Administration, Datensicherung, E-Mail-Versand oder einzelne technische Funktionen können externe IT-Dienstleister eingesetzt werden.
Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Die Dienstleister dürfen personenbezogene Daten ausschließlich entsprechend unseren Weisungen und nur für die vereinbarten Zwecke verarbeiten.

12. Datenübermittlung in Drittländer
Soweit für einzelne technische Dienste Anbieter eingesetzt werden, bei denen eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt eine solche Übermittlung nur unter Einhaltung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.
Dies kann insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder geeigneter Garantien wie den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission erfolgen.

13. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Daten eines Benutzerkontos werden grundsätzlich für die Dauer der Mitgliedschaft beziehungsweise der Berechtigung zum Zugriff auf den Mitgliederbereich verarbeitet.
Nach Beendigung der Mitgliedschaft wird der persönliche Zugang deaktiviert. Daten werden anschließend gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.
Personenbezogene Informationen in Clubprotokollen, Chroniken oder anderen archivierungswürdigen Clubunterlagen können im Rahmen des berechtigten Interesses des Clubs an Dokumentation und historischer Archivierung auch länger aufbewahrt werden. Dabei wird auf eine angemessene Beschränkung des Zugriffs geachtet.

14. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff, Veränderung und unberechtigter Weitergabe zu schützen.
Die Datenübertragung zwischen Browser und Website erfolgt verschlüsselt über HTTPS/TLS.
Der Zugriff auf interne Inhalte wird durch Benutzerkonten und entsprechende Zugriffsberechtigungen beschränkt.

15. Rechte
Nach der Datenschutz-Grundverordnung bestehen insbesondere das Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten, das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht auf Löschung, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, das Recht auf Datenübertragbarkeit, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, sowie das Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen.
Wird eine Verarbeitung auf eine Einwilligung gestützt, kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anfragen können an folgende Adresse gerichtet werden:
Lions Club Graz Agathos
Bergwirtstraße 5
8075 Hart bei Graz
E-Mail: lions@agathos.at

16. Beschwerderecht
Wer der Ansicht ist, dass die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt, hat das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzulegen.
In Österreich ist dies:
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42
1030 Wien
E-Mail: dsb@dsb.gv.at

17. Vertraulichkeit des Mitgliederbereichs
Die im geschützten Mitgliederbereich bereitgestellten Informationen sind grundsätzlich für die interne Verwendung innerhalb des Lions Club Graz Agathos bestimmt.
Mitglieder sind angehalten, Zugangsdaten nicht an andere Personen weiterzugeben und personenbezogene, vertrauliche oder interne Informationen aus dem Mitgliederbereich nicht ohne entsprechende Berechtigung außerhalb des Clubs zu verbreiten.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich technische Funktionen, eingesetzte Dienste oder gesetzliche Anforderungen ändern.
Es gilt jeweils die auf lions.agathos.at veröffentlichte aktuelle Fassung.
Stand: August 2026